Unternehmen sind vom Gesetzgeber verpflichtet, ihre Akten und Geschäftsunterlagen je nach Art bis zu dreißig Jahre lang aufzubewahren, und zwar nicht nur in digitaler Form, sondern bei wichtigen Dokumenten auch ausgedruckt auf Papier. Da kann es schnell passieren, dass der betriebseigene Lagerraum knapp wird. Hinzu kommt, dass für eine langfristige Archivierung die Raumtemperatur und die Luftfeuchtigkeit stimmen müssen.
Wenn Sie Ihre Akten in Kellerräumen aufbewahren, verlieren Sie die Temperatur und die sonstigen Gegebenheiten schnell aus dem Blick und laufen Gefahr, dass sich Schädlinge breitmachen, für die “Aktenberge” eine willkommene und nahezu unerschöpfliche Nahrungsquelle darstellen. Das kann erhebliche Schäden nach sich ziehen und dadurch auch rechtliche Probleme schaffen.
Was aber tun, wenn der Platz in den eigenen Gebäuden nicht mehr ausreicht? Die beste Lösung ist in solchen Fällen, einen professionellen externen Dienstleister mit der Archivierung zu beauftragen. Das garantiert Rechtssicherheit und ist in der Regel auch kostengünstiger und effektiver, als wenn Sie einen geeigneten Platz in Ihrem Unternehmen bereitstellen.
Nutzen Sie Ihre Zeit und Ihre Kapazitäten lieber für Ihre eigentliche Geschäftstätigkeit, anstatt sich mit den nicht immer einfachen Belangen der Aktenarchivierung und -aufbewahrung zu beschäftigen.
Sicherheit wird großgeschrieben
Eine konstante Temperatur von 18 °C bis 20 °C und eine ideale Luftfeuchtigkeit von 45 % bis 55 % sind jedoch nicht die einzigen Kriterien, die für die Aktenlagerung von Belang sind. Auch die Sicherheit Ihrer vertraulichen Geschäftsunterlagen muss gewährleistet sein. Deshalb stellen wir für Sie spezielle Räume bereit, die außerdem luftdicht und feuerfest sowie zugangsbeschränkt sind und streng überwacht werden. Dabei spielt es für uns keine Rolle, wie viele Ordner oder Aufbewahrungsboxen Sie bei uns unterbringen wollen. Wir bieten Lösungen vom kleinen Regal für eine handvoll Ordner bis hin zu Schwerlastregalen, die auch 10.000 oder 20.000 Akten aufnehmen können.
Schneller Zugriff gewährleistet
Die Prozessabläufe bei Lagergut sind zertifiziert nach ISO 9001 und erfüllen sämtliche Vorgaben und Auflagen des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): Wenn Sie kurzfristig Zugriff auf eine oder mehrere Akten benötigen - zum Beispiel für eine kurzfristig angesetzte Betriebsprüfung - sorgen wir dafür, dass sie schnell in Ihre Hände gelangen.
Korrekte Einhaltung der Lagerfristen
Wir wissen aus Erfahrung, dass das Thema Aufbewahrungsfristen bei Freiberuflern, aber auch bei kleinen und großen Unternehmen häufig für Unsicherheit sorgt. Denn je nach Art der Dokumente - Abrechnungen, Steuerunterlagen, Buchhaltungs- oder Personalakten, Gerichtsurteile, Sozialversicherungsunterlagen - schreibt der Gesetzgeber drei, sechs, zehn oder sogar 30 Jahre vor. Um sicher zu gehen, sollten Sie sich ausführlich bei Ihrem Steuerberater informieren und beraten lassen.
Wir ordnen Ihre Akten und holen sie auf Wunsch ab
Falls Ihr Archiv bereits übervoll ist und Sie nicht mehr ausreichend Überblick über die Bestände haben, springen wir ebenfalls für Sie ein. Wir haben im Laufe der Jahre zahllose Archive systematisch sortiert, katalogisiert und am Ende auch in eines unserer Lager abtransportiert. Unsere Mitarbeitenden sind dafür bestens geschult und unterstützen Sie bei der Identifizierung und der Einordnung nach den von Ihnen festgelegten Regeln. Mit unserem Lagergut-Taxi übernehmen wir bundesweit die komplette Logistik und sorgen dafür, dass Ihre Geschäftsunterlagen behutsam verladen und sicher befördert werden. Wir unterbreiten Ihnen für diese Leistungen gerne ein individuelles, maßgeschneidertes Angebot.
Verwalten Sie Ihr Archiv vom Schreibtisch aus
Was nützt die beste Aktenarchivierung, wenn Sie Ihre Bestände an Dokumenten nicht bequem verwalten können? Mit dem Online-Verwaltungsportal von uns haben Sie jederzeit die Möglichkeit, eine einzelne Akte oder eine bestimmte Information mit nur wenigen Klicks herauszusuchen, unabhängig davon, ob Sie gerade im Büro, im Home Office oder unterwegs arbeiten. Wie das im Detail funktioniert, erklären wir Ihnen gerne ausführlich in einem persönlichen Gespräch.
Aktenvernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen
Auf Ihren Wunsch kontrollieren wir regelmäßig, bei welchen Akten und Dokumenten die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist und führen sie dann einer regelkonformen Vernichtung nach den Vorgaben des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) und der europäischen Datenschutzgrundverordnung zu.
Eine gute Alternative ist auch die Aktendigitalisierung. Durch das eincannen der Dokumente spart man Platz und macht die Informationen auf lange Sicht verfügbar.
Alle Vorteile der professionellen Aktenarchivierung auf einen Blick
Wenn Sie uns mit der Aufbewahrung Ihrer Akten und Dokumente beauftragen, kommen Sie in den Genuss folgender Leistungen und Vorteile:
- ideale Lagermöglichkeiten für sämtliche Akten, Dokumente und Geschäftsunterlagen
- alarmgesicherte Räumlichkeiten
- zertifizierte Prozessabläufe nach ISO 9001
- perfekter Schutz gegen Schmutz, Staub, Feuer und Feuchtigkeit
- bundesweite Abholung und Lieferung Ihrer Akten
- Bereitstellung von geeigneten Boxen und Packmaterialien
- Verpackung, Ladung und Lagerung durch hervorragend geschulte Mitarbeiter
- gesicherte Aktenvernichtung nach BDSG und DSGVO
Vereinbaren Sie jetzt einen Termin mit uns
Sie wünschen detailliertere Informationen zu den Themenbereichen Aktenarchivierung, Aufbewahrungsfristen und Aktenvernichtung? Sie haben Interesse an einem individuellen, unverbindlichen Angebot? Dann sollten Sie jetzt einen Termin für ein persönliches und ausführliches Gespräch vereinbaren. Sie erreichen uns telefonisch unter 0211-9083908 oder 02151-6546666 oder per E-Mail unter